Teknik Membuat Proposal Negosiasi

Artikel ini adalah lanjutan dari Strategi Negosiasi yang di posting beberapa waktu yang lalu.
Rekomendasi aplikasi yang wajib di install di Hp Android

Menyusun Proposal Negosiasi

Tuntutan dalam ruang negosiasi tidak sekedar diajukan secara “sastra lesan”, melainkan harus ditulis dalam sebuah proposal. Apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita harus disusun dalam sebuah proposal yang cerdas. Proposal berasal dari kata to propose yang artinya mengajukan. Istilah proposal meliputi ajuan usulan penawaran konsesi yang mengarah kepada suatu kesepakatan.

Cara mengajukan proposal :
  • Buat proposal secara spesifik; jangan hanya mengeluh atau mengatakan anda tidak dapat menyetujui·
  • Pengajuan proposal memaksa pihak lawan untuk berkonsentrasi pada kasus anda.
  • Buat target yang tinggi pada proposal anda, namun ingat bahwa target yang tidak realistis dapat membuat negosiasi menjadi gagal.
  • Menyatakan kondisi­kondisi secara spesifik dimana anda rapat menerima suatu proposal atau membuat suatu konsesi.
  • Coba lebh kreatif dalam pengajuan proposan tuntutan atau penawaran.


Sebagai contoh dalam negosiasi perwakilan serikat pekerja terhadap manajemen perusahaan mengenai upah tenaga kerja. Sebaiknya dari pada tetap bertahan pada kenaikan upah sebesar x%, anda dapat mempertimbangkan bonus dari perusahaan, jangka waktu untuk melihat kembali tingkatan gaji, cara pembayaran upah, tunjangan­-tunjangan lainnya seperti tunjangan kesehatan dan asuransi, makan siang gratis ditempat kerja, harga yang rendah dalam membeli produk perusahaan, kemungkinan untuk memperoleh bagian saham perusahaan dan sebagainya. Pada saat ini andalah yang memegang peran negosiasi kecuali anda mau saja menerima yang ditawarkan atau langsung menolaknya. Anda mungkin akan mendapat masukan dari teman­-teman tentang berapa besaran gaji untuk posisi yang akan anda duduki.

Yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian proposal ini adalah:
  • Tunggu saat yang tepat bagi kedua belah pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok negosiasi.
  • Sampaikan pokok­-pokok  keinginan atau tuntutan pihak anda secara jelas, singkat dan penuh percaya diri.
  • Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mereka.
  • Sediakan ruang untuk menuver atau tawar menawar dalam negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan, ya atau tidak.
  • Sampaikan bahwa “jika mereka memberi anda ini, anda akan memberi mereka itu. If you’ll give us this, we’ll give you that”. Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari apa yang akan anda berikan.
  • Mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik­-teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan tubuh dan ekspresi wajah pembicara.
  • Usahakanlah selalu membangun kontak mata dengan pembicara dan anda  berada dalam kondisi yang relaks namun penuh perhatian

Penawaran Sebuah Konsesi

Sedangkan yang perlu dalam menyampaikan penawaran sebuah konsesi adalah bahwa konsesi selalu harus diperjual­ belikan; tak mungkin atau jarang sekali konsesi diberikan tanpa memperoleh sesuatu sebagai gantinya. Cobalah untuk menukar konsesi anda sesuatu yang nilainya sama atau lebih  tinggi. Jika anda menawarkan konsesi pertama, konsesi tersebut harus kecil dan bersifat sementara.
Hal ini akan mencegah:
  • Menimbulkan kesan bahwa anda memberikan lebih banyak dari yang anda miliki.
  • Habisnya ruang konsesi yang anda miliki. Membuat membuat konsesi pertama tidak boleh di lihat sebagai tanda kelemahan.
  • Tentukan tengat waktu untuk menanggapi tawaran konsesi.
  • Perjelas bahwa konsesi yang anda buat adalah penawaran saat itu dan tidak dapat menjadi standar untuk negosiasi di masa mendatang.
  • Jangan terlalu cepat menerima konsesi dari pihak lawan, untuk menghindari kesan bahwa mereka telah menawarkan terlalu banyak.
  • Jika membuat konsesi, jangan menyimpang dari bahasan pokok dalam organisasi.


Dalam proses tawar menawar ini, anda perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual (Seller’s Opening Price) dan tawaran awal oleh pembeli (Bayer’s Opening Offer). Diantara kedua titik tersebut terdapat Bayer’s Ideal Offer, Buyer’s Realistic Price dan Buyer’s Highest Price pada sisi pembeli dan Seller’s Ideal Price. Seller’s Realistic Price dan Seller’s Lowest Price pada sisi pembeli.

Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi didalam wilayah yang  disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh Seller’s Realistic Price dan Bayer’s Realistic Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone.

Penutup dan Kesepakatan

Babak terakhir dalam proses negosiasi adalah membangun kesepatan dan menutup negosiasi. Sebelum kesepakatan itu dilaksanakan, perlu diartifikasi terlebih dahulu oleh pihak­-pihak yang terkait. Para perunding dari pihak serikat pekerja akan mendiskusikan hasil kesepakatan yang telah mereka buat untuk mendapatkan persetujuan dari para anggotanya. Sedangkan para perunding dari pihak manajemen akan menyampaikan hasil kesepakatan kepada dewan direksi atau manajemen untuk mendapatkan persetujuan. Setelah persetujuan diperoleh oleh kedua belah pihak, maka hasil kesepakatan yang terjadi kemudian didaftarkan kepada instansi yang berwenang, yaitu Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).

Ketika tercapai kesepakatan, biasanya kedua belah pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal of agreement) telah dicapai dan kedua belah pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya. Yang perlu anda ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing­-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan.

Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga anda tidak bertepuk sebelah tangan. Karena itu, penting sekali dalam awal­-awal negosiasi anda memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah. Karena jika sejak awal salah satu pihak ada yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai kesepakatan, maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk itu perlu dicari jalan lain, seperti misalnya, conciliation, mediation dan arbitration melalui pihak ketiga.

Dalam tahap penutup ini, kedua belah pihak mencari kesepakatan yang dapat mereka terima dan hasil Menang­-Menang. Disini kedua belah pihak secara aktif mencari posisi Menang­-Menang dan mencapai suatu kesepakatan yang dapat diterima bersama, anda harus:
  • Sangat jelas apa yang sebenarnya telah disepakati.
  • Mengajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa anda berbicara tentang hal yang sama.
  • Mendefinisikan lingkup kesepakatan.
  • Menulis apa saja yang telah disepakati, kondisi­-kondisi yang harus dipenuhi sebelum kesepakatan tersebut berlaku.
  • Mulai dengan kesepakatan setelah anda puas dan pasti bahwa kesepakatan itu jelas dan tidak bermakna ganda.
  • Memastikan bahwa apa yang disepati berhubungan dengan kerangka waktu tertentu (tanggal berlaku dan jangka waktu kesepakatan).
  • Menyetujui konsekwensi jika salah satu pihak yang melanggar kesepakatan tersebut.
  • Mempersiapkan prosedur penyelesaian perselisihan.
  • Memastikan bahwa sebuah kesepakatan untuk periode yang tidak ditentukan dapat menyebabkan beragamnya pelaksanaan kesepakatan tersebut dimasa mendatang.
  • Tindak lanjuti kesepakatan negosiasi setalah ditandatangani untuk memastikan pelaksanaannya. Dalam fase penutup negosiasi, situasi berubah dari “kami”, “mereka” menjadi “kita”.


Mangatasi Situasi Deadlock 

Bila masing­-masing pihak tidak mencapai kesepakatan dalam proses perundingan, maka terjadilah kebuntuan atau deadlock. Pada situasi ini, masing­-masing pihak tetap perlu berupaya untuk dapat memecahkan kebuntuan yang terjadi, melalu berbagai cara misalnya :

Mediasi

Yang dimaksud mediasi menurut Undang­-Udang No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (PPHI) adalah penyelesaian perselisihan hak, perselisihan kepentingan, perselisihan hubungan kerja, dan 17 perselisihan antar serikat pekerja/serikat buruh hanya dalam satu perusahaan melalui musyawarah yang ditengahi oleh seorang atau lebih. Sedangkan yang dimaksud dengan mediator adalah pegawai instansi pemerinta yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan yang memenuhi syarat­-syarat sebagai mediator yang ditetapkan oleh Menteri untuk bertugas melakukan mediasi dan mempunyai kewajiban memberikan anjuran tertulis kepada pihak­-pihak yang berselisih untuk menyelesaikan perselisihan hak, perselisihan kepentingan, perselisihan pemutusan hubungan kerja, dan perseilihan antar serikat pekerja/serikat buruh hanya dalam satu perusahaan.

Konsiliasi

Yang dimaksud dengan konsiliasi menurut Undang­-Undang No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (PPHI) adalah penyelesaian perselisihan hak, perselisihan kepentingan, perselisihan hubungan kerja, dan perselisihan antar serikat pekerja/serikat buruh hanya dalam satu perusahaan melalui musyawarah yang ditengahi oleh seorang atau lebih konsiliator yang netral. Konsiliator Hubungan Industrial yang selanjutnya disebut konsiliator adalah seorang atau lebih yang memenuhi syarat­-syarat sebagai konsiliator ditetapkan oleh Menteri, yang bertugas melakukan konsiliasi dan wajib memberikan anjuran tertulis kepada pihak­-pihak yang berselisih untuk menyelesaikan perselisihan kepentingan, perselisihan pemutusan hubungan kerja atau perselisihan antar serikat pekerja/serikat buruh hanya dalam satu perusahaan.

Arbitrase

Yang dimaksud dengan arbitrase menurut Undang­-Undang No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (PPHI) adalah penyelesaian perselisihan hak, perselisihan kepentingan, perselisihan hubungan kerja, dan perselisihan antar serikat pekerja/serikat buruh hanya dalam satu perusahaan, diluar Pengadilan Hubungan Industrial melalui kesepakatan  tertulis dari pihak­-pihak yang berselisih untuk menyerahkan penyelesaian perselisihan kepada arbiter yang putusannya mengikat pihak­-pihak dan bersifat final.

Arbiter Hubungan Industrial yang selanjutnya disebut arbiter adalah seorang atau lebih yang dipilih oleh pihak­-pihak yang berselisih dari daftar arbiter yang ditetapkan oleh Menteri untuk memberikan putusan mengenai perselisihan kepentingan, dan perselisihan antar serikat pekerja/serikat buruh hanya dalam satu perusahaan yang diserahkan penyelesaiannya melalui arbitrase yang putusannya mengikat pihak­-pihak dan bersifat final.

Suatu deadlock mendekatkan pada suatu situasi kalah­-kalah. Deadlock terjadi jika kedua belah pihak memaksanakan diri untuk bergerak di luar batas posisi tertentu yang telah ditentukan. Dalam situasi deadlock, hasil akhir dari negosiasi biasanya ditentukan dalam ketegangan. Sebelum meminta bantuan dari pihak ketiga yang independen, anda pertimbangakan hal-hal berikut untuk mengakhiri deadlock yang terjadi.
  • Coba untuk mengerti mengapa lawan berkata “tidak”.
  • Cari masalah­-masalah baru yang dapat dijadikan konsesi.
  • Coba untuk menyetujui untuk menepikan pokok­-pokok bahasan yang spesifik untuk sementara waktu untuk melanjutkan negosiasi tentang pokok bahasan yang lain.
  • Jika memungkinkan, konsesi yang telah disepakati dapat ditawarkan untuk ditukar.
  • Pertimbangkan untuk menukar sekelempok konsesi­-konsesi kecil untuk sebuah konsesi yang lebih besar dan lebih penting.
  • Dimana masih memungkinkan untuk negosiasi lebih lanjut.
  • Jangan memperluas lingkup bahasan yang mungkin tengah diperselisihkan.
  • Jangan ungkit kembali perselisihan lama.
  • Jangan mempublikasikan posisi anda ke pihak ketiga untuk mengamankan dukungan.

Pasca Kesepakatan

  1. Membuat Catatan dan Dokumentasi
Pasca negosiasi sangat penting untuk membuat catatan dan dokumentasi.
  • Buat catatan dari tiap­-tiap tahap proses negosiasi, termasuk pembicaraan telepon dan pertemuan­-pertemuan informal.
  • Dalam melaporkan proses negosiasi ada tiga bagian yang harus anda susun: Pendahuluan, inti laporan dan kesimpulan.
  • Catat jika diperlukan aksi lebih lanjut dan siapa yang akan mengerjakan.
  • Buat catatan yang tepat tentang siapa dan mengatakan apa dalam tiap tahap proses negosiasi.
  • Laporkan hasil­-hasil negosiasi kepada pihak yang telah memberi anda wewenang secara argumentatif dan kronologisnya.
  • Serahkan laporan anda dan jika disepakati titik akhir berupa sebuah Memorandum of Understanding (MOU), maka serahkan kepada pimpinan lembaga anda untuk melakukan penandatangan pada waktu yang telah ditentukan bersama.
Thanks for reading Teknik Membuat Proposal Negosiasi I Tags:

Share Article:

Previous
Next Post »

6 komentar

Write komentar
Anonymous
Admin
06/10/2015, 17:37 Hapus

tekni yang sangat bagus, dan akan bermanfaat bagi saya ni mas, terimaksih mas, salam sukses

Balas
avatar
Sonny Ogawa
Admin
06/10/2015, 17:58 Hapus

Sama-sama mas, saya berdoa semoga mas juga sukses dengan karir dan blognya

Balas
avatar
06/10/2015, 20:12 Hapus

Good technique. Thanks gan!

Balas
avatar
07/10/2015, 10:23 Hapus

kanyaknya saya harus lebih belajar banyak lagi dari mas sonny tentang hal ini. Ini sangat menarik bagi saya... :)

Balas
avatar
Sonny Ogawa
Admin
07/10/2015, 14:58 Hapus

Sama-sama gan..:-)

Balas
avatar
Sonny Ogawa
Admin
07/10/2015, 15:00 Hapus

Mas terlalu berlebihan..saya jg masih belajar :-)

Balas
avatar

Silahkan berikan sarannya untuk artikel diatas tanpa spam